Todoistで一番重要な機能はダイジェストメールだと思う

数日前から「Todoist」というタスク管理アプリを使っています。その前まではJIRAに個人的なタスクも入れていたのですが、やったか、やらなかったかだけを管理するには、ちょっと重いし、入力の手間があって上手くいきませんでした。JIRAは開発関係のチケット管理や業務上の課題管理に使うのがベストですね。というよりも、そのためのものですね。

「Todoist」を使ってみた

「Todoist」はタスクを入力して、完了したらチェックするというようなアプリです。それだけであれば、iOS標準のリマインダーで十分だったりします。iCloud経由でiPhone, iPad, Macとの間の同期も出来ます。私自身もずっとリマインダーを使ってきました。
じゃあ、なぜ「Todoist」を使うようにしたのかというと、「今日」という単位で絞り込んで表示するのがとても簡単。だから「今日のタスクが完了した」ということを把握することも簡単。繰り返しのタスクで「今日は完了した」ということをチェックでき、翌日などの繰り返しの期間に合わせて、新しいタスクが自動的に登録されるなど、が気に入りました。使い始めた翌日知ることになる、ダイジェストメールでしばらく使ってみようという気持ちになりました。

「Todoist」を使うには

Todoistはサーバー側でタスクを管理しています。基本的な機能は無料です。機能強化されたプレミアム版は有料です。サイトに行ってアカウントを取ります。
To-Doリストとタスク管理。無料、簡単、オンラインとモバイル用: Todoist
Mac用のアプリも提供されているので、最初はWebから使って見ましたが、すぐにアプリを使うようにしました。アプリはWebをそのまま表示しているのかなと思えるくらい、Web版とそっくりです。本当にWebをそのまま表示しているのかも？？？
今日起動すると、歯車アイコンに通知マークが表示されていて、「最新バージョンに更新する」という表示が出ています。アプリ本体のアップデートはAppStoreの方で出ておらず、実行してもアプリ内で完了したので、やはり、Webから必要なスクリプトをダウンロードしておいて、それを表示しているのかもしれませんね。
iOSアプリも提供されているので、AppStoreからダウンロードしてインストールします。
「Todoist」は対応しているプラットフォームが多いのも特徴です。

「Todoist」を使ってみて

タスクの登録が何とも簡単です。Inboxといくつかのプロジェクトが登録されています。当初は仕事用と個人用でプロジェクトを分けましたが、仕事の方のタスクはJIRAで管理していることが多いので、全部、Inboxに放り込むことに変えました。Evernoteもですが、あまり、細かく分けていくと、面倒になり、破綻してしまいます。私のような仕事の場合、業務上のタスクと個人的に学習で行っているタスクが必ずしも明確に分かれる分けでは無いですし、結局、自分が1日の中で、各プロジェクトを行う時間がはっきりと分かれるわけでもありません。私の場合は、仕事と個人のタスクを順次こなしていくというスタイルです。
ついでに、Evernoteのノートブックも見直して、ほとんどのノートを1つのノートブックにまとめてしまいました。このブログのカテゴリも3つにまとめてしまいました。
「Todoist」を使って見て思ったのが、タスクの登録が楽ということです。インボックスの下に「今日」という絞り込みリンクがあります。これをクリックすると、今日のタスクと昨日のやり残しのタスクが表示されます。この画面でタスクを登録すると、期限がデフォルトで「今日」のタスクが登録されます。「今日、この後、やろう」と思ったものは、ここでさっと登録すれば、OKです。インボックスの方で登録するとデフォルトでは期限が登録されない状態で登録されます。
登録のときに期限の指定やタグなども同時に指定できます。後からでも設定できるので、私の場合は、タスクだけさっと登録して、後から期限などは設定しています。

プレミアム版にした

ここまでの機能は無料版でも出来ます。プレミアム版にするともう少し出来る事が増えます。私はタスクの検索とタスクへのファイル添付がしたかったのでプレミアム版にしました。
ただ、ファイルの添付については期待していた使い方が出来ないので、使うことをやめました。ファイルを添付したかったのは、タスクとその結果をセットで持たせようと思ったからです。たとえば、「○○を調べる」だったら、調べた結果のレポートを添付しておいて、後から検索して、使うということを想定しました。しかし、この使い方をすると、ある意味、ナレッジデータベースになります。そうなると、「データの移行が出来るか？」と「バックアップが取れるか？」が重要になります。しかし、この2つについては、Todoistでは難しかったです。また、添付ファイル内の全文検索も欲しいとなります。
バックアップ機能があるので、バックアップデータをダウンロードしてみました。バックアップデータには、タスクへのメモなども入っていましたが、添付ファイルはファイルの保存場所へのURLになっていました。URLの先はCloudfrontのURLです。そこからファイルは取れますが、一つ一つ取っていてはバックアップになりませんし、データが増えたら現実的ではありません。
頭を切り換えて、「Todoist」はあくまで個人的なタスク管理、その結果、残しておきたいレポートはEvernoteに保存することにしました。ナレッジベースとして残したいものは、個人的なものではなく、技術的な調査結果になるので、それらは、内容によって、業務用のWikiやJIRAのチケットにコメント、Evernoteに保存することにしました。

ダイジェストメール

「Todoist」は毎朝ダイジェストメールが来ます。昨日どれだけタスクをこなし、どれだけ漏れたか。そして、今日のタスクは何があるかがメールになって送られてきます。この機能はとても良いと思います。タスク管理は、最初の数日は意気揚々とやるのですが、次第に飽きてきて、登録していることすら忘れていくということが多いのですが、このメールが毎朝来ると、今日もやろうという気持ちになります。そして、今朝もやり残しがありました。そもそも出来ると自分が思っているタスク数と、実際に出来るタスク数とに乖離があるのかもしれないです。そういったこともこのメールで気づけます。
「Todoist」で最も重要な機能は毎朝のダイジェストメールだと思います。